Командируем работника за границу: как учесть расходы

При учете зарубежных командировок бухгалтеры сталкиваются с различными нестандартными ситуациями. И задают нам вопросы. А мы на них отвечаем, и с самыми интересными ответами знакомим вас, наши уважаемые читатели.

Но сначала напомним основные моменты:

• в заграничную командировку, как и в командировку по России, работник должен направляться приказом руководител яч. 1 ст. 166 ТК РФ ; п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение) ;
• работнику должен быть выдан аванс, за который он обязан отчитаться в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (в первые 3 дня после выхода на работу, если сразу после командировки он был в отпуске или отсутствовал на работе по иным причина м)пп. 10 , 26 Положения ; п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У . Для этого работнику надо будет заполнить авансовый отчет и приложить к нему подтверждающие документы;
• расходы по заграничной командировке, которые организация должна возмещать работник уст. 168 ТК РФ , признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учет епп. 5 , 16 ПБУ 10/99 ; пп. 6 , 9 ПБУ 3/2006 ; подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238 ;
• все валютные расходы необходимо пересчитать в рубли. Курс такого пересчета зависит от конкретной ситуации: есть ли справки банка об обмене валюты, как были оплачены расходы (наличными или по банковской карте), был ли выдан аванс;
• нет никаких законодательно установленных нормативов для признания суточных в расходах для целей налогообложения прибыл иподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Их размер определяется самой организацией - в коллективном договоре или в локальном нормативном акте, посвященном командировка мч. 4 ст. 168 ТК РФ ;
• при командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ. Так, не облагаются НДФЛ суммы суточны хп. 3 ст. 217 НК РФ :

Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ);

• с 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировк ип. 3 ст. 217 , подп. 6 п. 1 ст. 223 , п. 3 ст. 226 НК РФ . Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержде нПисьмо Минфина от 21.01.2016 № 03-04-06/2002 .

Учитываем затраты на «визовую» командировку

Работник организации направлен в командировку в Москву для оформления шенгенской визы, 20.05.2016 он получил из кассы аванс в размере 7000 руб. 23.05.2016 работник представил авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие проживание, а также документы, подтверждающие оплату визы (стоимость визы - 40 евро) и ее получение. Поездка в загранкомандировку планируется 01.06.2016. Когда организация может учесть в расходах затраты на оформление шенгенской визы?

: К авансовому отчету, составляемому по итогам командировки в Москву, работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы на получение визы. Руководителю организации необходимо утвердить этот авансовый отчет. Расходы на получение визы также должны учитываться для определения сальдо расчетов с работником по итогам командировки (для определения перерасхода аванса или его остатка).

В бухучете все командировочные расходы, включая оплату визы, можно будет учесть в мае - на дату утверждения авансового отчета по командировке в Москву.

Для целей налогообложения прибыли затраты на оформление визы можно учесть как командировочны еподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . А вот когда это надо сделать и как учитывать иные расходы по командировке, связанные с получением шенгенской визы, разъяснил специалист Минфина.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России

“ По моему мнению, расходы на поездку и проживание в Москве (с целью получения визы) следует учесть в мае - в день утверждения авансового отчета по этой поездке. А вот расходы собственно на получение визы надо признать вместе с расходами по проживанию и транспортными расходами в загранкомандировке в том месяце, в котором утвержден авансовый отчет по окончании этой загранкомандировк и” .

Таким образом, затраты на оформление визы организация может признать в налоговом учете только тогда, когда состоится загранкомандировк аподп. 12 п. 1 ст. 264 , подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ; , . К расходам на оформление визы относятся госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, способствующих оформлению документов.

Визовый сбор - в расход

Виза для командировки работника за пределы РФ оплачена через Интернет (онлайн-платеж с использованием платежной карты). В качестве подтверждения расходов на оформление визы к авансовому отчету прикладывается распечатка электронной переписки с визовым центром и выписка с банковской карты о списании денежных средств. Также есть подтверждение оплаты, поступившее от визового центра на электронный адрес работника. Достаточно ли такого документального подтверждения расхода?

: Да, такие документы могут подтвердить расходы на оплату услуг визового центр аст. 252 НК РФ . Эти распечатки заверяются подписью работника и руководителя организации с указанием их ф. и. о. и должности, а также даты самой распечатки.

Дополнительно вы можете составить справку бухгалтера с описанием сложившейся ситуаци ич. 1, 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; ст. 313 НК РФ .

У проверяющих не должно быть претензий к вашим расходам. Ведь в аналогичной ситуации - при покупке компьютерных программ через Интернет - Минфин считает расходы подтвержденными, если имеютс яПисьма Минфина от 28.09.2011 № 03-03-06/1/596 , от 05.03.2011 № 03-03-06/1/127 :

• документы на оплату;
• распечатка электронного письма, подтверждающего поставку программы, заверенная в установленном порядке.

И не забудьте о том, что расходы на оплату услуг визового центра относятся к расходам на получение визы. А значит, как мы уже говорили, их можно учесть в налоговом учете в том периоде, в котором состоится загранкомандировка и руководитель утвердит авансовый отчет по нейподп. 12 п. 1 ст. 264 , подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Письма Минфина от 18.07.2013 № 03-03-06/1/28117 , от 03.06.2014 № 03-03-06/1/26511 .

Оплачиваем страховой полис для поездки за рубеж

Можно ли принять в расходы по налогу на прибыль стоимость страхового полиса, оформленного сотруднику за несколько месяцев до начала командировки, и какие проводки в таком случае необходимо сформировать в бухучете?

: Оформление обязательной медицинской страховки обычно необходимо для получения визыподп. «г» п. 23 Положения .

В налоговом учете затраты на приобретение медполиса надо учесть вместе с другими командировочными расходами в том отчетном периоде, в котором утвержден авансовый отчет по итогам командировк иподп. 12 п. 1 ст. 264 , подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Письма Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238 ; ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ (п. 1) .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Нужно передать в бухгалтерию документ посольства страны, куда направляется работник, из которого было бы видно, что медстраховка является обязательным условием получения визы. Тогда этот расход будет обоснованным и его можно будет учесть при налогообложени ист. 252 НК РФ . Иначе - если получение медстраховки не обязательно для получения визы - проверяющие могут счесть расходы на нее необоснованными.

Учитывать в «прибыльных» расходах стоимость страхового полиса в месяце его оплаты рискованно. Ведь если командировка по какой-то причине не состоится, то, по мнению контролирующих органов, вы не можете учесть расходы на оформление и выдачу визы, а соответственно, и медстраховки как документа, необходимого для получения визыПисьма ФНС от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756@ (п. 1) ; Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 . Аналогичной позиции придерживаются и некоторые судыПостановление АС СКО от 14.09.2015 № Ф08-6323/2015 .

А вот в бухучете стоимость страховки как раз можно сразу учесть как расходы по обычным видам деятельност ипп. 2 , , 5 ПБУ 10/99 . В таком случае делаются проводки:

• <если> страховку оплачивала фирма - на дату оплаты: Дт 60 (76) – Кт 51;
• <если> страховку оплачивал подотчетный сотрудник - на дату утверждения авансового отчета по приобретению медстраховки: Дт 60 (76) – Кт 71.

А вот на момент начала действия страхового полиса списывайте его стоимость в расходы так: Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (76).

Если же вы хотите избежать разниц между бухгалтерским и налоговым учетом, тогда и в бухучете стоимость медстраховки включайте в расходы на дату утверждения авансового отчета работника по загранкомандировк епп. 5 , , , 18 ПБУ 10/99 . То есть делайте проводку Дт 20 (26, 44) – Кт 60 (76), только когда руководитель утвердит авансовый отчет по возвращении работника из-за границы.

Пересчет валютных расходов при рублевом авансе

В сентябре 2015 г. Минфин сказал, что если аванс на заграничную командировку выдан в рублях, но нет справки на покупку иностранной валюты или выписки по счету рублевой карты, с которой оплачены расходы за пределами РФ, то для пересчета валютных расходов в рубли надо использовать официальный курс, установленный ЦБ РФ на дату выдачи аванс аПисьмо Минфина . Но ведь раньше была другая позиция. С какого момента надо пересчитывать валютные расходы по такому правилу? И надо ли делать перерасчет командировочных расходов за предыдущие годы?

: Действительно, в 2011 г. и Минфин, и налоговая служба рекомендовали пересчитывать валютные траты по курсу ЦБ, установленному на дату утверждения авансового отчет аПисьма Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 ; ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 . Так что если в предыдущих налоговых периодах организация применяла именно такой порядок учета, ошибкой это не считаетс яст. 54 НК РФ . Следовательно, перерасчет за предыдущие годы не требуется.

Нет каких-либо официальных разъяснений относительно того, с какого конкретно дня применять для пересчета новые правила, доведенные Письмом 2015 г. Если вы начнете применять их непосредственно с 3 сентября (дата Письма), то никаких негативных последствий для вас не должно быть. Ведь до этого вы руководствовались более ранними разъяснениями Минфина и ФНС. Даже если кто-то из проверяющих сочтет такой подход ошибочным, ни штрафов, ни пеней быть не должн оп. 8 ст. 75 , подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ .

Но есть и другой, более безопасный подход к решению этого вопроса.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Государственный советник РФ 2 класса, к. э. н.

“ Письмо Минфина России от 3 сентября 2015 г. не меняет подход к определению величины расхода, а конкретизирует лишь дату, на которую определяется сумма расхода. На мой взгляд, разъяснения Минфина, данные в этом Письме, должны применяться с 1 января 2015 г. А если организация в 2015 г. применяла иной порядок, то она должна уточнить сумму своих расходов для целей налогообложени я” .

Как видим, в любом случае делать перерасчет расходов прошлых лет не требуется.

Курс пересчета может зависеть от очередности валютных расходов

Для загранкомандировки работник получил рублевый аванс. Но его не хватило для всех командировочных расходов. Справки об обмене валюты у работника нет. Значит, пересчитывать валютные расходы надо по курсу на дату выдачи аванса. Но у работника были и рублевые расходы (приобретались авиабилеты до начала командировки). Надо ли пересчитывать по курсу на дату выдачи аванса абсолютно все валютные расходы или только те, которые укладываются в остаток аванса после вычета из него рублевых расходов работника?

: Этот вопрос в законодательстве не урегулирован. Руководствуясь логикой, предпочтительнее «выбирать» рублевый аванс по мере его реального расходования. То есть в хронологическом порядке. Это экономически обоснованный вариант учета.

Чтобы пояснить, рассмотрим пример: аванс выдан 20 мая в сумме 150 000 руб. В тот же день работник оплатил билеты на самолет стоимостью 40 000 руб. 21 мая им оплачены услуги такси в сумме 2000 руб., а 27 мая - расходы на проживание в иностранной валюте в сумме 1600 евро (частично оплачены работником за счет собственных средств). По прибытии из командировки, к примеру 28 мая, оплачены услуги такси из аэропорта в сумме 3000 руб. Справки об обмене валюты у работника нет.

Для того чтобы определить, по какому курсу надо пересчитывать расходы на оплату гостиницы в рубли, из общей суммы рублевого аванса вычитаем рублевые расходы, предшествующие валютным: 150 00 руб. – 40 000 руб. – 2000 руб. (расходы на такси из аэропорта не учитываем).

Получившаяся сумма - 108 000 руб. - и есть рублевый аванс под валютные расходы. Так как нет справки об обмене валюты, берем курс на дату выдачи аванса (74,2755 руб. за евро) и пересчитываем полученные рубли в европ. 10 ст. 272 НК РФ ; , от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 . Получаем 1454 евро (108 000 руб. / 74,2755 руб. за евро), что меньше израсходованной суммы в валюте.

Следовательно, 1454 евро (приобретенные за счет выданных под отчет рублей) будут пересчитаны в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, а оставшиеся 146 евро (1600 евро – 1454 евро), уплаченные работником за счет собственных средств, по курсу на дату утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ; , .

Пересчитываем перерасход валютных расходов

Сотрудника направили в командировку. Выдали аванс в рублях. Он купил 2200 долл., что подтверждается квитанцией банка, а потратил на проживание наличными 2212,04 долл. По какому курсу пересчитывать расходы, в том числе и потраченные 12,04 долл.?

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Для возмещения всей потраченной в загранкомандировке суммы рублей, на которые была куплена валюта, нужно сохранить справку банка об обмене валюты.

: Как мы понимаем, на часть потраченной суммы (12,04 долл.) нет справки банка об обмене валюты. В таком случае:

• часть валютных расходов работника, которые укладываются в сумму, указанную в справке банка об обмене валюты (2200 долл.), надо пересчитать в рубли по реальному курсу обмена, подтвержденному квитанцией;
• оставшуюся часть расходов (12,04 долл.), надо пересчитать в рубли по официальному курсу ЦБ, действующему:

• <или> на дату выдачи аванса - если изначально выданная рублевая сумма за вычетом купленных 2200 долл. покрывает его валютный «перерасхо д»Письма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 , от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 . То есть если работник оплачивал гостиницу полностью за счет полученного аванса;
• <или> на дату утверждения авансового отчета - если работник заплатил 12,04 долл. за счет собственных средств (в случае перерасхода по выданному аванс у)подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Письма Минфина от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 , от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Оформить пересчет можно справкой бухгалтера или отразить его в авансовом отчете.

Выдаем валютный перерасход и удерживаем рублевый остаток

Сотрудник выезжает в командировку в Эстонию. За 3 дня до начала командировки ему были перечислены подотчетные денежные средства исходя из предварительной сметы расходов, включая суточные. Согласно положению по командировкам суточные при выезде за рубеж рассчитываются по следующей формуле: 50 евро х курс ЦБ, действующий на дату перечисления денег на карточку сотрудника. Суточные на территории РФ также составляют 50 евро/день.
У работника были расходы в иностранной валюте наличными. Но документа, подтверждающего курс конвертации рублей в иностранную валюту, нет.
Как и по какому курсу рассчитать рублевые суммы валютных расходов в авансовом отчете при перерасходе подотчетных денег и в случае, если у сотрудника останется неизрасходованная часть аванса? Как нам рассчитаться с работником?

: В случае если нет справки банка об обмене иностранной валюты, а работник производил расходы наличными в евро, нужно:

1) из суммы перечисленного ему на карту аванса вычесть суточные. Фактически их рублевая сумма зафиксировалась на дату выдачи аванса. Пересчитывать их в дальнейшем не нужно;

2) валютные расходы в пределах суммы полученного рублевого аванса пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванс аПисьма Минфина от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059 , от 03.09.2015 № 03-03-07/50836 ;

3) если есть перерасход валютных расходов, то для целей налогообложения они пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителе мподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ; Письма Минфина от 22.01.2016 № 03-03-06/1/2318 , от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Задолженность перед работником в валюте может быть выплачена ему как в иностранной валюте, так и в рублях (по курсу на дату выплаты). При этом могут образоваться курсовые разницы, которые учитываются при расчете налога на прибыль:

• <если> курс евро уменьшился на дату выплаты - то в дохода х

  Сотрудник организации был направлен в командировку в Мюнхен для оформления договоров и ознакомления с производством сроком на 42 дня. Для проживания он арендовал квартиру, так как снимать номер в отеле намного дороже. Подтверждающие документы на аренду (договор и перевод договора с физлицом) представлены с авансовым отчетом.
  Может ли организация принять к учету и оплатить работнику расходы на проживание в арендованной квартире только на основании договора на аренду?

  : Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете и приложить к нему документы, которые эти расходы подтверждаю тпп. 11 , , 26 Положения

• <или> договор аренды квартиры, в котором указано, что оплата по договору произведена.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Для возмещения потраченных на аренду квартиры денег нужно иметь документ, подтверждающий оплату (получение денег арендодателем).

При наличии же только одного договора аренды квартиры, в котором лишь указан размер платы за проживание, но без документа, подтверждающего факт этих расходов, учитывать расходы рискованно. Налоговики при проверке могут расценить эти расходы как неподтвержденные и в результат еПисьма Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51 , от 14.09.2009 № 03-03-05/169 ; ФНС от 25.11.2009 № МН-22-3/890 :

• исключить сумму, указанную в договоре аренды квартиры, из «прибыльных» расходов;
• посчитать эту сумму доходом работника, если вы ее ему возместите. При этом НДФЛ с не подтвержденных документами расходов на проживание доначисляется только с суммы, превышающей 2500 руб. в деньп. 3 ст. 217 НК РФ . Если же расходы на проживание укладываются в этот норматив, то доначисление НДФЛ работнику не грозит.

Кроме того, проверяющие из фондов на сумму возмещенных расходов, превышающую 2500 руб. в день, могут доначислить страховые взнос ыч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; Письмо Минтруда от 03.07.2015 № 17-3/В-326 .

Поездка на музейный остров может быть деловой

В приказе на командировку указано - Италия, г. Венеция. Работник принес карточки на транспортные расходы в связи с посещением острова Мурано (часть территориальной единицы Венеция). Обосновал их тем, что на этом острове была деловая встреча. Надо ли работнику писать служебную записку на имя руководства или бухгалтер может принять такие расходы самостоятельно?

: Если у бухгалтера возникают сомнения, они могут возникнуть и у инспекторов при проверке. Так что безопаснее получить от работника служебную записку с обоснованием цели поездки на остров. Она должна быть сопоставима с заданием руководителя, которое отражено в приказе о направлении работника в командировку.

Отметим, что бухгалтер самостоятельно никакие командировочные расходы работников в учете не признает: авансовый отчет утверждает руководитель или уполномоченное лицо. Только после того, как руководитель утвердит авансовый отчет с перечисленными в нем расходами, бухгалтер отражает расход ыподп. 12 п. 1 ст. 264 , подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ .

19.12.2013

При деловой поездке сотрудника за границу ему могут потребоваться командировочные в иностранной валюте. Как их правильно учесть бухгалтеру?

При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:

• оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу Банка России на день ее получения;
• выдать иностранную валюту сотруднику по официальному курсу на день выдачи;
• отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день выдачи.

Авансы, выданные в иностранной валюте сотруднику, который направляется в командировку, пересчитывают только на день выдачи. В дальнейшем ее не пересчитывают ни на дату утверждения авансового отчета, ни на дату составления бухгалтерской отчетности (п. 7, 9 - 10 ПБУ 3/2006). Поэтому в авансовом отчете выданные под отчет денежные средства в иностранной валюте будут отражаться по курсу, который действовал на дату выдачи (п. 9 ПБУ 3/2006).

Если же работник возвращает неиспользованные денежные средства, то их необходимо отражать по курсу, который действует на дату возврата, так как невозвращенные денежные средства уже не рассматривают как выданные авансы. В связи с этим могут возникнуть курсовые разницы.

Если на дату утверждения отчета (или дату составления баланса) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница. Ее относят к прочим доходам фирмы и отражают проводкой:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91-1

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.

Ее нужно учесть в составе прочих расходов и сделать проводку:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71
- отражена отрицательная курсовая разница.

Сотрудник ООО «Пассив» А.Н. Сомов 20 декабря был направлен в служебную командировку в США на 10 дней.

Согласно приказу руководителя «Пассива», при командировках в США суточные выдаются в пределах 60 долл. США в сутки.

Расходы Сомова по найму жилого помещения составили 2400 долл. США, а расходы на приобретение авиационных билетов - 47 200 руб. (в том числе НДС - 7200 руб.). Стоимость оформления выездных документов в США - 1200 руб.

Сомову выдан аванс на командировочные расходы в сумме:

• 3500 долл. США - на оплату жилья и суточных;
• 50 000 руб. - на оплату авиационных билетов и оформление выездных документов.

Ситуация 1:

• на дату снятия наличной валюты с валютного счета и выдачи ее подотчетному лицу - 28 руб./USD;
• на дату утверждения авансового отчета Сомова и возврата неизрасходованных средств в кассу - 30 руб./USD.

Бухгалтер «Пассива» должен сделать проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
- 50 000 руб. - сняты наличные денежные средства с расчетного счета;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 52
- 98 000 руб. (3500 USD × 28 руб./USD) - сняты наличные денежные средства с валютного счета;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 50 000 руб. - выданы Сомову рубли из кассы;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- 98 000 руб. - выдана Сомову наличная валюта из кассы;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- 7200 руб.

- 7200 руб.

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 1200 руб.

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 16 800 руб. (60 USD × 10 дн. × 28 руб./USD)

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 67 200 руб. (2400 USD × 28 руб./USD)

У Сомова остались неизрасходованные денежные средства в сумме 16 600 руб. (в том числе 1600 руб. и 500 USD по курсу 30 руб./ USD на отчетную дату).

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 91-1
- 1000 руб.(500 USD × 30 руб./ USD - 500 USD × 28 руб./ USD) - отражена положительная курсовая разница.

Положительную курсовую разницу в сумме 1000 руб. отражают по строке 2340 отчета о финансовых результатах.

Ситуация 2

Официальный курс доллара США составил:

• на дату снятия наличной валюты с валютного счета и выдачи ее подотчетному лицу - 30 руб./USD;
• на дату утверждения авансового отчета Сомова и возврата неизрасходованных средств в кассу - 28 руб./USD.

Бухгалтер «Пассива» должен сделать следующие записи:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
- 50 000 руб. - сняты наличные деньги с расчетного счета;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 40 000 руб. (47 200 - 7200) - списаны расходы Сомова на проезд;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- 7200 руб. - учтен НДС по расходам Сомова на проезд;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
- 7200 руб. - произведен налоговый вычет по НДС;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 1200 руб. - списаны расходы Сомова на оформление выездных документов;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 18 000 руб. (60 USD × 10 дн. × 30 руб./USD) - отражены расходы по выплате Сомову суточных;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71
- 72 000 руб. (2400 USD × 30 руб./USD) - отражены расходы Сомова по найму жилого помещения.

У Сомова остались неизрасходованные денежные средства в сумме 16 600 руб. (в том числе 1600 руб. и 500 USD по курсу 28 руб./ USD на отчетную дату).

Курсовую разницу, которая возникла на дату утверждения авансового отчета, отражают проводкой:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71
- 1000 руб. (500 USD × 30 руб./ USD - 500 USD × 28 руб./ USD) - отражена отрицательная разница.

Отрицательную курсовую разницу в сумме 1000 руб. указывают по строке 2350 отчета о финансовых результатах.

Учет командировочных расходов

Оформление, оплата, учет и налогообложение командировочных расходов в Бераторе Онлайн.

Уточняющий вопрос к вопросу №682112. Для целей расходов по налогу на прибыль -какой курс надо брать для авансового отчета? Разве не курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета (дата самого авансового отчета)?

Нет, дата утверждения авансового отчета является датой признания расходов для целей налогообложения прибыли. Но сумму расходов организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа.

Если сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи.

Величина командировочных расходов определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета только в том случае, когда отсутствует справка банка об обмене валюты и аванс сотруднику не выдавался.

Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу сотруднику средств на покупку валюты для загранкомандировки в банке

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты. Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ.

И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749 и от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 .

пункта 3

Как учесть при налогообложении командировочные расходы, оплаченные с помощью банковских карт . Организация применяет общую систему налогообложения

Как подтвердить расходы

При налогообложении прибыли разрешено учитывать только экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту (письмо Минфина России от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10 июля 2015 г. № 03-03-06/39749). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.

Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой

Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.

24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка – 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR ? 64,90 руб./EUR).

28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.

А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено пунктом 10 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836 .

Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из пункта 3 статьи 273 Налогового кодекса РФ.

Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы (письмо ФНС России от 22 июня 2011 г. № ЕД-4-3/9876).

Загранкомандировка: налоговые сложности пересчета

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или, наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты ответа такие:

-на дату утверждения авансового отчета;
-на дату выдачи аванса под отчет;
-на дату обмена рублей на иностранную валюту.

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица. Затем на территории иностранного государства сотрудник потратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее - Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Командировочные расходы рассчитываются исходя из суммы валюты, истраченной согласно «первичке» по курсу обмена

В связи с этим чиновники рекомендуют определять командировочные расходы исходя из суммы валюты, истраченной согласно первичным документам по курсу обмена. При этом курс обмена определяется по справке банка об обмене. А расходы отражаются в налоговом учете датой утверждения авансового отчета. Если справка банка об обмене валюты отсутствует, работник не сможет подтвердить обменный курс. В этом случае расчет производится с использованием курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, письма Минфина России от 31.03.11 № 03-03-06/1/193 и ФНС России от 21.03.11 № КЕ-4-3/4408). Аналогичный подход применяется и в бухучете.

Если работнику в качестве аванса выдаются из кассы рубли и после командировки он возвращает в кассу остаток неизрасходованных средств также в рублях, то у организации отсутствуют операции в иностранной валюте. Значит, нет оснований и для применения ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006). Расходы на конвертацию валюты подтверждаются документами обменного пункта банка. Соответственно в бухучете расход признается в размере потраченных рублей с учетом всех обменов. При этом применяются фактические курсы обмена валюты.

В этот же день работник приобрел в банке 800 евро по курсу 66 руб./евро.

Общая сумма затрат по деловой поездке (в том числе суточные и документально подтвержденные расходы) - 750 евро.

24 апреля 2015 года работник обменял в банке неизрасходованный аванс (50 евро) по курсу 65 руб./евро.

27 апреля 2015 года утвержден авансовый отчет (с приложением справок банков об обмене валюты), остаток аванса внесен в кассу.

Компания отразит в учете следующие суммы:

-возврат неизрасходованного аванса в кассу - 3250 руб. (50 евро?65 руб.);
-командировочные расходы - 49500 руб. (750 евро?66 руб.);
-расходы, связанные с обменом валюты, - 50 руб. (52800 – 49500 – 3250).

Эти затраты признаются в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Воспользуемся условиями примера 1.

Предположим, что работник не представил справки банков об обмене валюты.

На дату утверждения авансового отчета (27 апреля 2015 года) курс ЦБ РФ следующий: 1 евро = 54,6590 руб.

В этом случае суммы будут такие:

-возврат неизрасходованного аванса в кассу - 3250 руб.;
-командировочные расходы - 40994,25 руб. (750 евро? 54,6590 руб.);
-расходы, связанные с обменом валюты, - 8555,75 руб. (52800 – 40994,25 – 3250).

Но в налоговом учете затраты на конвертацию валюты не признаются из-за отсутствия документального подтверждения (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ).

Организации важно получить от сотрудника заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту

Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, если на деловую поездку аванс не выдается, а по возвращении работодатель компенсирует работнику этот перерасход. Это справедливо для ситуации, когда справка банка об обмене валюты отсутствует (письмо Минфина России от 06.06.11 № 03-03-06/1/324).

Перед заграничной командировкой компания выдала сотруднику рубли. Он поменял их на валюту и потратил эти деньги на оплату жилья или других расходов. Если у работника есть справка о покупке валюты, то расходы в налоговом учете надо пересчитать в рубли по курсу, указанному в этой справке. А если справка не сохранилась, то нужно взять курс на дату выдачи подотчетных. Такую точку зрения высказал Минфин в ответе на частный запрос.

Командировочные расходы при расчете налога на прибыль признают на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Но аванс на оплату расходов в валюте требуется пересчитывать в рубли по официальному курсу Банка России на дату его перечисления (п. 10 ст. 272 НК РФ). Значит, заключают в Минфине, если речь идет о подотчетных, потраченных на расходы в валюте, для перерасчета надо брать курс на дату выдачи аванса работнику.

Такой подход не всегда выгоден для работника. Официальный курс рубля на дату выдачи подотчетных может оказаться выше, чем курс, по которому работник менял валюту. Тогда в учете получится, что он истратил меньше рублей, чем было на самом деле. И разницу должен вернуть работодателю.

Компания 12 октября выдала сотруднику 70 000 руб. под отчет. Работник 14 октября обменял их на 1000 долл. по курсу 70 руб/долл. (70 000 ?: 70 ?/$). И все эти деньги истратил в заграничной командировке на жилье. Но справку об обмене валюты сотрудник потерял. Поэтому работодатель пересчитал его расходы по официальному курсу Банка России на дату выдачи денег - 65 руб/долл. Расходы на жилье составили 65 000 руб. (1000 $ + 65 ?/$). Значит, работник должен вернуть компании 5000 руб. (70 000 – 65 000). И в расходы по налогу на прибыль можно включить только 65 000 руб.

Можно избежать таких ситуаций, если самостоятельно купить валюту для сотрудника. И выдать ему перед командировкой не рубли, а, например, евро. Еще в 2007 году Банк России ответил на наш официальный запрос, что это не запрещено (

Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом зарубежной командировкой признается командировка за пределы РФ, в том числе в страны СНГ, при пересечении границ которых отметка в заграничном паспорте может не проставляться.
Распоряжение работодателя о направлении в командировку оформляется приказами по унифицированным формам Т-9 (для одного работника) или Т-9а (для группы работников), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. При направлении за рубеж в приказе указываются страна, город и организация, куда направлен работник.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Особенности направления работников в служебные командировки определены в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749), содержание которого рассмотрим позднее.
По мнению специалистов ФНС России и Минфина России, изложенному в недавних Письмах от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 соответственно, при оценке величины принимаемых для целей исчисления налога на прибыль расходов на зарубежные командировки следует исходить из того, что расходами на командировки, соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, будут являться суммы, которые подлежат работнику в возмещение командировочных расходов в соответствии с трудовым законодательством РФ.
А в Письме УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949 подчеркивался важный факт - учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в п. 1 ст. 252 НК РФ.
Значит, для учета в целях уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль должны выполняться два главных условия :
1) наличие правильно оформленного распоряжения работодателя (приказа), а также документа, подтверждающего фактическую продолжительность командировки (командировочное удостоверение либо копия заграничного паспорта с отметками пограничных органов);
2) расходы являются экономически обоснованными и возмещаются работникам в порядке и в размерах, установленных коллективным договором или локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, положением по организации).
Расходы на командировки для коммерческих организаций в целях расчетов по налогу на прибыль не нормируются. В частности, можно установить в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте любой размер суточных, в том числе и дифференцировать размеры суточных в зависимости от различных факторов. Например, предусмотреть разные величины суточных для разных городов или областей, в которые направляются работники, или прописать более высокие суточные для руководителя предприятия и руководителей подразделений по сравнению с суточными, выплачиваемыми рядовым работникам.
А вот командировочные расходы учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, возмещаются исходя из фиксированных норм, которые по различным видам расходов утверждены отдельными постановлениями Правительства РФ. В частности, размеры и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (далее - Постановление N 812). Постановление определяет в долларах США размер суточных в зависимости от страны, куда направлен работник, а также порядок учета дней пересечения государственной границы РФ и др. Впрочем, руководитель такого учреждения может установить суточные выше указанных норм, если учреждение имеет экономию бюджетных средств, выделяемых на данный вид расходов.

Расчет суточных при заграничной командировке

Суточные в размерах, установленных в коллективном договоре или локальном нормативном акте, не облагаются страховыми взносами на обязательное социальное, пенсионное и медицинское страхование. А вот в целях исчисления НДФЛ существуют ограничения . Суточные, превышающие 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ и 2500 руб. за каждый день заграничной командировки, облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Так как суточные за день пересечения государственной границы РФ при возвращении работника из-за рубежа выплачиваются как за командировку по территории РФ, то не будут облагаться налогом суточные в размере 700 руб. за последний день заграничной командировки (Письмо Минфина России от 07.07.2010 N 03-04-06/6-140). Причем это правило действует даже в том случае, если в локальном нормативном акте - например, в Положении о командировании - прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки, например в размере 2500 руб. (Письмо Минфина России от 06.09.2010 N 03-04-06/6-205).
Представление подтверждающих документов, чеков и квитанций о расходовании суточных вне зависимости от того, превышают ли они нормы или нет, не требуется, так как суточные - это компенсация работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. С этим согласны контролирующие органы (Письма Минфина России от 24.11.2009 N 03-03-06/1/770 и ФНС России от 03.12.2009 N 3-2-09/362).
Если за время командировки работник посещает несколько стран, то суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направляется работник (п. 18 Положения N 749).
В случае если суточные исчисляются и выплачиваются в иностранной валюте, возникает такой вопрос - а каким курсом валюты нужно руководствоваться при определении рублевого эквивалента выплаченных суточных в целях проверки, не превысили ли они установленный лимит 2500 руб. в сутки ?
Поскольку по общему правилу датой фактического получения дохода в целях исчисления НДФЛ является дата выплаты этого дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ), нужно производить пересчет валютных суточных в рубли по курсу, действовавшему на дату фактической выплаты суточных, а не на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 01.02.2008 N 03-04-06-01/27).

Пример 1. Работник ООО "Полис плюс" направлен в командировку 16 мая 2011 г. - сначала он должен посетить деловых партнеров организации в Праге (Чехия), а затем в Вене (Австрия). Приказ о командировке по форме Т-9 оформлен отделом кадров организации, командировочное удостоверение не оформлялось.
16 мая 2011 г. работник пересек границу РФ и прибыл на самолете в Прагу, что подтверждается отметкой в заграничном паспорте.
17 мая 2011 г. работник прибыл в Вену.
19 мая 2011 г. вернулся в РФ, что также отмечено в заграничном паспорте.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены в следующем размере:
- 700 руб. для командировок по России;
- эквивалент 66 долл. США в рублях по курсу ЦБ РФ для командировок в Австрию;
- эквивалент 60 долл. США в рублях по курсу ЦБ РФ для командировок в Чехию.
Суточные будут начислены работнику в следующем размере:
- за 16 мая 2011 г. (день прибытия в Чехию) - 60 долл.;
- за 17 мая 2011 г. (день прибытия в Австрию) - 66 долл.;
- за 18 мая 2011 г. (день пребывания в Австрии) - 66 долл.;
- за 19 мая 2011 г. (день прибытия в РФ) - 700 руб.
Предположим, что аванс на "рублевые" командировочные расходы был выплачен в рублях (включая суточные в размере 700 руб. за последний день командировки), а на "валютные" командировочные расходы - в иностранной валюте (в долларах США), в том числе и суточные в размере 192 долл. США. Выплата аванса произведена 16 мая 2011 г.
Предположим, что курс ЦБ РФ на 16 мая 2011 г. составлял 27,95 руб.
Значит, рублевый эквивалент суммы выплаченных суточных в целях исчисления НДФЛ составил:
192 долл. x 27,95 руб/долл. = 5366,40 руб.
При этом суточные за день пребывания в Чехии составили:
60 долл. x 27,95 руб/долл. = 1677 руб.
А суточные за каждый день пребывания в Австрии составили:
66 долл. x 27,95 руб/долл. = 1844,70 руб.
Поскольку эти суммы не превышают 2500 руб., удерживать НДФЛ с работника не нужно.

Отметим, что начисление суточных сотруднику не зависит от того, какой комплекс услуг включен в гостиничный счет (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749). Для целей расчетов по налогу на прибыль суточные включаются в затраты, а учет дополнительных услуг гостиницы (например, услуги питания в ресторане) зависит от того, как оформлены документы. Стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включить нельзя (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому, если эти услуги выделены в счете, их нельзя учесть в затратах. Если же подобные дополнительные услуги в счете не выделены, а входят в общую сумму услуг гостиницы, то их можно учесть в целях расчетов по налогу на прибыль.
К другим особенностям учета затрат на командировки можно отнести следующее :
1. Если сотрудник в командировке заболел, то суточные за весь период болезни выплачиваются в полном размере (п. 25 Положения N 749), а также ему возмещаются расходы по найму жилья (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении). Факт и продолжительность болезни подтверждаются листком нетрудоспособности, выданным медицинским учреждением, куда обратился работник.
2. Если работник во время командировки привлекался к работе в выходные или нерабочие праздничные дни, то оплата его труда производится в соответствии с Трудовым кодексом РФ независимо от размера суточных (п. 5 Постановления N 749).
3. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом.

Пример 2 . Сотрудник ООО "Элекс-ком" направлен в командировку в Латвию, день начала и день окончания командировки - 4 мая 2011 г.
В положении о командировках - локальном нормативном акте, действующем в организации, - установлено, что размер суточных для командировок за рубеж составляет 2500 руб. в сутки.
За 4 мая 2011 г. сотруднику начислены суточные в размере 50% от установленной нормы, то есть 1250 руб.

Иные расходы, возмещаемые работнику при заграничной командировке

Согласно п. 23 Положения N 749 работнику при заграничной командировке дополнительно возмещаются :
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Иные командировочные расходы возмещаются в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, с обязательным представлением документов, подтверждающих эти расходы.
Например, нельзя установить в коллективном договоре, что каждому работнику во время командировки возмещаются расходы на сотовую связь в размере 2000 руб. за одну командировку. Но можно, скажем, прописать, что возмещаются расходы на связь на сумму фактически осуществленных и документально подтвержденных расходов, но не более 2000 руб. за одну командировку.
Часто возникают вопросы об учете представительских расходов во время командировок. Контролирующие органы считают, что если в результате командировки соглашение о деловом сотрудничестве не было достигнуто, то расходы командировочные и представительские не признают для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС России по г. Москве от 16.05.2006 N 20-12/41851).

Оформление командировочного удостоверения

Теперь рассмотрим вопрос оформления командировочных удостоверений при зарубежной командировке.
По общему правилу на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его фактического пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него).
Исключение - загранкомандировки. Согласно п. 15 Положения N 749 направление работника в командировку за пределы территории РФ производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
Но обратите внимание, что это исключение не распространяется на случаи командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
А вот при командировке в страны, с которыми нет межправительственных соглашений, день выезда и въезда на территорию РФ определяется согласно отметкам пограничных органов. Ко времени командировки прибавляется время, необходимое на проезд от или до места отправления транспортного средства.

Пример 3. Сотрудник организации, расположенной в г. Нижнем Новгороде, командирован в Италию. Билет на самолет приобретен из Москвы на 16 мая 2011 г. Чтобы сотрудник доехал до Москвы, на его имя приобретен билет на поезд на 15 мая 2011 г. Следовательно, заграничная командировка сотрудника начинается 15 мая 2011 г.

Пример 4 . Сотрудник организации, расположенной в г. Санкт-Петербурге, направлен в заграничную командировку, вылет из Санкт-Петербурга 13 мая 2011 г. в 00:30. Чтобы зарегистрироваться на рейс, сотрудник обязан прибыть в аэропорт не позднее 23:30 12 мая 2011 г. Следовательно, командировка начинается 12 мая 2011 г. и за данное число сотруднику необходимо начислить суточные в размере, предусмотренном для российских командировок.

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.
В общем случае фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении, заверенном подписью должностного лица организации, куда командирован сотрудник, и печатью. В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.
Представим случаи, когда оформляется или не оформляется командировочное удостоверение (таблица N 1).

Таблица N 1

Отметим два нюанса, связанных с оформлением командировочного удостоверения на заграничную командировку.
Во-первых , если в процессе командировки работник посещает несколько зарубежных стран, то расчет суточных производят по отметкам пересечения границ каждого государства. Однако при пересечении границ стран внутри Шенгенской зоны такие отметки не делаются.
По мнению Минфина России, высказанному в Письме от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660, дни нахождения в том или ином государстве можно определить по приказу о направлении работника в командировку, распечатке электронного билета, посадочным талонам и счетам за проживание в отелях. Для этого в приказе необходимо указать конкретные даты нахождения работника в каждой стране, иначе определить даты будет невозможно.
Во-вторых , зачастую налоговые органы требуют командировочные удостоверения по заграничным командировкам, отказывая в их отсутствии признавать командировочные расходы. Существует судебная практика по данному вопросу, в большинстве своем она положительна для налогоплательщика - командировочного удостоверения при заграничной командировке, за исключением командировки в страны СНГ, не требуется (Постановления ФАС Московского округа от 04.08.2010 N КА-А41/8345-10, ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2005 N А56-2639/2005, ФАС Московского округа от 21.03.2011 N КА-А40/1515-11).

Отчет о командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней (п. 26 Положения N 749):
- об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной в командировке работе , согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Оправдательные документы, привезенные из заграничной командировки, могут быть составлены на иностранном языке. Для принятия их к учету необходимо составить их построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
Перевод нужен и для признания расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/168). Перевод может осуществляться работником организации или сторонним переводчиком. Возникшие расходы признаются затратами по налогу на прибыль (Письма Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66, от 04.09.2006 N 03-03-04/1/644 и УФНС России по г. Москве от 09.10.2006 N 20-12/89132.1).
После утверждения авансового отчета руководителем командировочные затраты включаются в учете в состав расходов по обычным видам деятельности, в рублях по курсу, установленному на дату выдачи валюты под отчет. Если аванс выдан в валюте, то в авансовом отчете должны быть заполнены строка 1а лицевой стороны и графы 6, 8 оборотной стороны. К нему работник должен приложить документы, подтверждающие его расходы в командировке. Это могут быть командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии или копия заграничного паспорта с отметками о пересечении границы, проездные билеты (посадочные талоны к ним), гостиничные счета и другие документы, связанные с командировкой.
Если проездной документ существует только в электронном виде, то документом, подтверждающим произведенные расходы, может являться распечатанная маршрут-квитанция к авиабилету (форма утверждена Приказом Минтранса России от 08.11.2006 N 134), так как Минфин России признал данную форму бланком строгой отчетности (Письмо от 09.08.2010 N 03-01-15/6-179). Также документом, подтверждающим поездку, является посадочный талон. Маршрут-квитанции (электронного билета) или посадочного талона, а также документа об оплате достаточно для подтверждения факта поездки (Письма Минфина России от 21.03.2011 N 03-04-06/6-49, от 27.07.2010 N 03-03-07/25). Если электронный билет был выдан иностранным переводчиком, то следует получить у него бумажную форму документа, в противном случае расходы на перевозку не могут быть приняты к учету.
Если после принятия к учету авансового отчета за работником остался долг и он не вернул его в кассу, работодатель вправе взыскать с него разницу (ст. 137 ТК РФ). Для этого ему необходимо получить письменное согласие работника и издать соответствующее распоряжение. Унифицированная форма такого документа не установлена, поэтому работодатель выносит свое решение в виде приказа или распоряжения (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). Если после утверждения отчета образовался перерасход, то сумма перерасхода выдается работнику.

Как выплатить аванс на загранкомандировку

Оплата и возмещение командировочных расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Напомним, что за нарушение валютного законодательства организацию может ждать существенный штраф - от 75 до 100% от суммы, выданной командированному работнику (п. 1 ст. 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Аванс на командировочные расходы можно выдать работнику наличными из кассы в рублях или валюте или же в безналичном порядке. При выдаче аванса в рублях работник самостоятельно приобретает валюту в банке и впоследствии отчитывается за приобретение справкой, выданной в банке. Этот способ полностью безопасен для организаций и часто используется на практике.
Что касается аванса наличной валютой, то Закон N 173-ФЗ не устанавливает прямого разрешения или запрета на выдачу такого аванса из кассы. На этом основании Президиум ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 N 10840/07 сделал вывод, что такая операция не является нарушением валютного законодательства.
Выданная сумма аванса отражается в бухучете в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н).
Валюту для оприходования ее в кассу можно либо снять (Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 N 2054-У) с валютного счета организации (при его наличии и достаточности имеющихся на нем средств), либо купить ее у банка. Выдача наличной иностранной валюты в банке производится на основании письма организации-клиента на получение наличной иностранной валюты, составленного в произвольной форме.
В письме на получение наличной иностранной валюты указываются наименование организации; дата составления письма; дата получения наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество (если последнее имеется) лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа, удостоверяющего личность (серия и номер документа, дата выдачи документа, наименование органа, выдавшего документ, и код подразделения (если имеется)); наименование наличной иностранной валюты; подлежащая выдаче сумма наличной иностранной валюты, указываемая цифрами и прописью (при необходимости - по номиналам).
Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи (при наличии), с проставлением оттиска печати. Подписи и печать должны соответствовать заявленным в карточке с образцами подписей и оттиска печати.
Сумма валюты в учете будет отражаться как по курсу Центробанка, так и по номиналу валюты (это можно организовать введением дополнительного регистра учета, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н) на дату приобретения валюты, а также на дату составления бухгалтерской отчетности (не реже чем один раз в месяц). Также организация может закрепить в учетной политике более частые "переоценки" валюты.
В налоговом учете курсовые разницы относятся к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ).
В бухгалтерском учете операции , связанные с выдачей валютного аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро):
Дебет 50, субсчет "Евро",
Кредит 52
- получена валюта с валютного счета в банке в кассу;
Дебет 71
Кредит 50, субсчет "Евро",
- выдан валютный аванс работнику под отчет (эта же проводка используется для выдачи суммы перерасхода в валюте);
Дебет 50, субсчет "Евро",
Кредит 71
- возвращен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;
Дебет 91, субсчет 2 "Прочие расходы",
Кредит 71
- отражена отрицательная курсовая разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006)
Либо:
Дебет 71
Кредит 91, субсчет 1 "Прочие доходы",
- отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам.
Отметим, что субсчета к счету 50 "Касса" открываются по каждой используемой валюте.
Другим способом выдачи валюты на командировку является перечисление на банковскую карту, которая принадлежит организации (корпоративную карту). Переводить подотчетные деньги наличный счет работника нельзя (Письмо ЦБ РФ от 18.12.2006 N 36-3/2408).
Корпоративные карточные счета являются специальными счетами в банках и учитываются на отдельном субсчете счета 55 "Специальные счета в банках". При расчетах с использованием банковских карт составляется первичный документ на бумажном носителе - слип. Он содержит обязательные реквизиты первичного учетного документа. Слипы и выписки из банка по специальному счету являются оправдательными документами, подтверждающими командировочные расходы сотрудника.
Еще одним современным способом оплаты командировочных расходов является дорожный чек. Это платежный инструмент в иностранной валюте, распоряжение одного банка другому выплатить определенную, указанную в чеке сумму. Дорожный чек приобретается у российского банка, является именным, имеет короткий срок действия и принимается обычно в гостиницах, магазинах, ресторанах и др. Чек также можно обменять на наличные. В бухгалтерском учете дорожные чеки учитываются на отдельном субсчете счета 50 "Касса", например, субсчете "Денежные документы".

Признание командировочных расходов в налоговом учете в случае, если аванс был выплачен в рублях

В уже упоминавшихся ранее Письмах ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 был затронут еще один весьма важный и интересный вопрос - как правильно оценить в налоговом учете сумму командировочных расходов работника, осуществленных в иностранной валюте, если аванс на командировку выплачивался в рублях и в дальнейшем сотрудник самостоятельно приобретал иностранную валюту ?
Чиновники отметили, что все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. Тогда при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный работник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.
Таким образом, расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Иными словами, работник должен предъявить как документы, подтверждающие его расходы (проездные билеты, счета гостиниц и т.д.), по которым определяется общая сумма командировочных расходов в иностранной валюте, так и справку о покупке работником как частным лицом валюты в обменном пункте (банке). В этой справке помимо прочей информации указан и фактический курс обмена, которым и нужно руководствоваться бухгалтеру при пересчете суммы валютных командировочных расходов в рубли.
И только в случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену - например, если он потерял справку, которая была ему выдана в обменном пункте - сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов по курсу на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, Письмо ФНС России 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408).

Несостоявшиеся командировки

И последний момент, на котором хотелось бы остановиться, - это несостоявшиеся заграничные командировки.
Случается, что запланированная командировка отменяется, а расходы на нее уже осуществлены (приобретены билеты, получены визы и т.д.). Особенно остро этот вопрос стоит именно для заграничных командировок, где предварительные расходы есть обязательно.
Если были приобретены проездные билеты, а затем командировка отменена, билеты необходимо сдать, получив назад часть уплаченных денег. Сотрудник, осуществляющий возврат, составляет авансовый отчет и прикладывает к нему документ о возврате билета, в котором указывается, какая сумма была возвращена, а какая - удержана. Удержанная сумма не является доходом сотрудника (п. 3 ст. 217 НК РФ), в бухгалтерском учете признается прочим расходом (п. 12 ПБУ 10/99), однако признать ее в расходах по налогу на прибыль не так просто. Для этого необходимо экономически оправдать и документально подтвердить и командировку, и ее отмену.
Если организация подготовила такое обоснование, то сумму, удержанную при возврате билетов, можно включить в состав внереализационных расходов как неустойку по договору перевозки (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Это подтверждает Минфин России в Письме от 14.04.2006 N 03-03-04/1/338. Также сумму, удержанную при возврате билетов, можно учесть в составе внереализационных расходов в случае отмены рейса в результате форс-мажорных обстоятельств (для подтверждения необходимо получить справку у перевозчика).
В то же время, по мнению финансового ведомства, включить в расходы стоимость виз при отмене заграничной командировки, нельзя (Письмо Минфина России от 06.05.2006 N 03-03-04/2/134).
Следует также помнить, что факт отмены командировки подтверждается приказом по организации.

Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней под вашим чутким руководством заполнить авансовый отчет (форма N АО-1) об израсходованных в командировке деньгах . Прежде чем отдать авансовый отчет руководителю (другому уполномоченному лицу) на утверждение, вам нужно:

Проверить отчет на предмет его правильного заполнения, а также арифметических ошибок;

Убедиться, что указанные в отчете оправдательные документы действительно к нему приложены и все они составлены должным образом.

Что должно прилагаться к авансовому отчету

Вот документы, которые должны быть приложены к авансовому отчету (Пункт 26 Положения):

- командировочное удостоверение по форме N Т-10 (при командировках в страны СНГ, с которыми есть соглашения о том, что в загранпаспорте не делаются пограничные отметки) (Пункт 15 Положения) либо копии страниц загранпаспорта работника с отметками о пересечении границы;

- документы, подтверждающие затраты на проезд . При этом если покупался электронный авиа- или железнодорожный билет, то подтверждающими документами могут быть распечатка маршрут-квитанции (билета) и посадочный талон, а также документы об оплате билета (кассовый чек либо чеки платежного терминала, банковская выписка);

- документы, подтверждающие расходы на проживание (счет, чеки об оплате);

Документы, подтверждающие другие расходы (если они имели место): на оформление визы и медстраховки, на оплату постельного белья в поезде, перевеса багажа, представительских услуг, почтовых расходов, услуг связи и т.д.

Для удобства можно взять несколько листов чистой бумаги, озаглавить каждый по виду расходов (к примеру, "Транспортные расходы", "Гостиничные расходы", "Иные расходы") и приклеить на них соответствующие расходные документы.

А вот на что работник потратил выданные ему суточные, неважно. Никакими чеками, квитанциями и другими подобными документами это подтверждать не нужно.

Прилагать к авансовому отчету бланк служебного задания для направления в командировку (форма N Т-10а) с заполненным разд. 12 "Краткий отчет о выполнении задания" (Пункт 26 Положения) не обязательно, так как налоговые органы считают, что служебное задание вместе с отчетом о его выполнении не являются документами, необходимыми для подтверждения расходов.

Что делать, если "первичка" на иностранном языке

Логично предположить, что часть документов, подтверждающих расходы в загранкомандировке, будет составлена на иностранном языке. Контролирующие органы считают, что нужно на отдельном листе сделать построчный перевод таких документов на русский язык - либо своими силами, либо обратившись в бюро переводов.

Для авиабилетов и других перевозочных документов, выписанных на иностранном языке, Минфин требует переводить лишь реквизиты, необходимые для признания прибыльных расходов (Ф.И.О. пассажира, направление, N рейса, дата вылета или прилета, стоимость билета). Перевод информации, не имеющей существенного значения для подтверждения расходов (например, условий применения тарифа, правил авиаперевозки, правил перевозки багажа), делать не обязательно.

А вот по мнению ФНС, необходимости в переводе электронного авиабилета на русский язык вообще нет. Ведь такой авиабилет - это унифицированная международная форма документа. Поэтому большинство реквизитов билета заполняется в соответствии с Единым международным кодификатором.

Однако к отсутствию перевода других подтверждающих документов (кроме авиабилетов), например счетов из гостиницы или за аренду машины либо услуги такси, налоговики наверняка будут придираться, упирая на то, что невозможно установить целевой характер произведенных расходов.

И скорее всего, они не упустят случая доначислить вашей компании налог на прибыль, а также пени и штрафы.

Но есть шансы отбиться от налоговых претензий в суде. Некоторые суды, разбирая подобные дела, справедливо отмечали, что:

В НК РФ не установлена обязанность налогоплательщика переводить документы, составленные на иностранном языке;

Налоговому органу ничто не мешает воспользоваться своим правом на приостановление налоговой проверки для перевода документов на русский язык.

Совет

Дабы не будить в налоговиках зверя, документы на иностранном языке лучше все-таки перевести на русский язык. Тем более что сделать перевод может и ваш сотрудник, владеющий нужным иностранным языком, если это входит в круг его должностных обязанностей. Если же вы обратитесь за переводом в специализированную организацию, то затраты на перевод можно учесть в прочих расходах.

Рассчитываемся с работником

Итак, авансовый отчет утвержден руководителем. И вы видите, что командированный работник израсходовал выданный ему аванс не полностью или не подтвердил какие-то затраты первичными документами. В этом случае он должен вернуть неизрасходованную сумму в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если работник в срок, отведенный для окончательного расчета по выданному ему авансу (3 рабочих дня (Пункт 11 Порядка)), не вернет неиспользованный остаток, вы можете удержать эту сумму из его зарплаты (Статья 137 ТК РФ). Для этого нужно, чтобы (Статья 248 ТК РФ):

В течение месяца со дня окончания 3-дневного срока руководитель издал письменное распоряжение о взыскании с работника неизрасходованной суммы;

Работник дал письменное согласие на удержание этой суммы из зарплаты, если она превышает его средний месячный заработок.

В том случае, когда в командировке работник израсходовал больше денег, чем ему было выдано, сумму перерасхода нужно ему возместить. Желательно сделать это не позднее ближайшей выплаты ему зарплаты.

Учитываем командировочные расходы

Как признаются основные расходы по командировке для целей налогообложения , для наглядности мы покажем в таблице.

Вид расходов	Налог на прибыль			Страховые взносы в ПФР, ФСС, ФОМС и ТФОМС
Суточные в размерах, предусмотренных локальным нормативным актом, коллективным договором	Полностью учитываются в расходах	Не удерживается с сумм, не превышающих: (или) 700 руб. в сутки - для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки - для загранкомандировок. Если суточные выплачивались в большем размере, то сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ		Не начисляются
Суточные за день приезда из загранкомандировки в Россию должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в рублях). И даже если в положении о командировках, принятом в вашей фирме, прописано, что суточные за последний день командировки выплачиваются в той же сумме, что и за все дни загранкомандировки (например, 2500 руб.), НДФЛ не будут облагаться лишь 700 руб. Если суточные выплачивались в валюте, то, чтобы для целей исчисления НДФЛ сравнить сумму суточных с установленным рублевым нормативом, нужно пересчитать их в рубли по официальному курсу валюты, действовавшему на дату выплаты суточных (а не на дату утверждения авансового отчета)
Расходы на проезд: - к месту командировки и обратно (в том числе бизнес- классом или в вагонах СВ); - к аэропорту, вокзалу, пристани (в том числе на такси) и обратно	Учитываются в расходах без ограничений		Не удерживается	Не начисляются
Расходы по найму жилого помещения - при наличии подтверждающих документов	Учитываются в расходах без ограничений		Не удерживается со всей суммы "гостиничной" оплаты. Если подтверждающих документов нет, то НДФЛ облагаются суммы свыше: (или) 700 руб. в сутки - для командировок по России; (или) 2500 руб. в сутки - для загранкомандировок	Не начисляются. Если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сотруднику сумма не облагается взносами в пределах норм, установленных в локальном нормативном акте. Если такие нормы вы не установили, то срочно дополните свое положение о командировках порядком возмещения работникам неподтвержденных расходов, чтобы избежать уплаты взносов
На обслуживание в барах, ресторанах, в номере, а также плата за пользование рекреационно- оздоровительными объектами (например, фитнес-залом, сауной и т.д.)
Расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов, ваучеров, приглашений и т.п.	Учитываются в расходах без ограничений		Не удерживается	Не начисляются
Оплата услуг связи
Оплата услуг VIP-залов (залов повышенной комфортности) аэропортов
Обосновать расходы на оплату VIP-залов можно, например, так: обслуживание в VIP-зале обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи, а также доступ в Интернет, что позволяет командированному сотруднику оперативно решать производственные задачи, требующие его участия

"Командировочный" НДС

И в завершение - несколько слов об НДС по командировочным расходам. Некоторые компании приобретают билеты через специализированные агентства, которые выставляют счет-фактуру с НДС. При этом в самих билетах НДС не выделен (Пункт 7 ст. 171 НК РФ). Минфин говорит, что в такой ситуации при наличии счета-фактуры никаких препятствий для вычета нет. Однако случается, что налоговики отказывают в вычете налога. По их мнению, вычет НДС по расходам на проезд к месту командировки и обратно возможен только на основании проездного документа (билета), в котором НДС выделен отдельной строкой , поскольку этого требует Постановление N 914. И организациям приходится искать правды в судах, которые встают на их сторону.

Чтобы в описанной ситуации не нарываться на конфликт с налоговиками, можно попросту не "светить" выставленный вам счет-фактуру, а стоимость приобретенных билетов списать целиком на расходы .