Заполнение унифицированной формы т 3 штатное расписание. Что такое штатное расписание организации? Разработка штатного расписания в бюджетном учреждении

). Как его составлять и в чем особенности этого процесса, мы поговорим в данной статье.

Штатное расписание – это документ, где содержится структурный состав сотрудников компании, перечень должностей, штатных единиц, данные об окладах, надбавках, зарплаты в целом. Документ формируется на основе Устава компании или специального положения.

Для его оформления используется . В принципе, закон прямо не обязывает компании иметь сформированное штатное расписание, но Роскомстат обязывает все компании вести учет оплаты труда и сопутствующей первичной документации.

Соответственно и нанимать сотрудников можно только на основе имеющегося штатного расписания, где указаны должности, структурные подразделения. Это правило касается найма сотрудников не только на основное место работы, но и на должности по совместительству.

Как правило, формированием этого документа занимается бухгалтерия, но Квалификационный справочник возлагает эту обязанность на экономиста по труду. Но поскольку эта должность часто отсутствует на предприятиях, часто ответственного за эту работу руководитель назначает самостоятельно.

В том случае, когда эта обязанность возлагается на сотрудника, который не должен заниматься этими вопросами в соответствии с закрепленными за ним функциональными обязанностями, для утверждения за ним этих функций выдается специальный приказ.

Формируя штатное расписание на 2016 год , надо знать, что название должности в нем и трудовом договоре, составленном с сотрудником, должно точно совпадать.

Создать штатное расписание на 2016 год надо до конца 2015 года, но утвердить его надо на 1 января 2016-го. Чтобы оно набрало законную силу, руководитель компании должен провести его отдельным приказом. Обратите внимание, что если за прошедший год оно не изменялось или изменения были незначительными, утверждать его наново в будущем году не обязательно. Можно только составить список изменений.

Еще одно важное правило – заполнение формы Т-3 не может сокращать документ, но может его слегка расширять. Скажем, если какой-то раздел не востребован, его не удаляют, но и не заполняют. В какой последовательности располагать позиции расписания определяет руководитель компании.

В каждом подразделении должны быть указаны не только штатные должности, но так же и специализация сотрудников. Причем должности надо указывать в порядке убывания от высшей до самой младшей должности. Их наименования пишутся в именительном падеже. Если штатное расписание предусматривает наличие неполных штатных единиц, их надо привести в графе 4, указав доли 0,25; 0,5.

Заполняя образец заполнения штатного расписания , чаще всего допускают ошибки в графе оклада. Обычно там указывают не фиксированную ставку, а ее диапазон. Чтобы определить точную цифру, надо обратиться к приказу о штатном расписании, сложить суммы окладов. А для отражения диапазона оклада, который получают сотрудники на разных должностях, существует графа о надбавках.

Задачи штатного расписания

Логично возникает вопрос, зачем нужно официально оформленное штатное расписание в компании? Прежде всего, как доказательство в суде, когда возникает вопрос о трудоустройстве сотрудника. Ведь в случае сокращении должности работодатель должен предложить увольняемому сотруднику что-то в качестве альтернативы. А если это невозможно, он должен это доказать. Поэтому данный документ является веским доказательством в суде, если он оформлен правильно: пронумерован, прошит, скреплен печатью и завизирован руководителем или главбухом.

Печати и подписи на документе

Независимо от того, на скольких листах составлено штатное расписание, подписываться должен последний лист в строго указанном месте. Хотя существуют моменты, когда необходимо подписать каждый лист. В этом случае в форме доставляются специальные строки, на которых и ставится роспись. Такое происходит чаще всего тогда, когда надо утвердить штатное расписание руководителем филиала до его утверждения в главном офисе. Обратите внимание на то, что на форме № Т-3 ставить печать не обязательно.

Внесение изменений в штатное расписание

В тех случаях, когда в компании вводятся новые должности, упраздняются старые, формируются новые отделы, изменяется состав сотрудников, эти изменения надо отразить в штатном расписании. Если при этом формируется приказ об изменении штатного расписания, в нем надо указать следующие причины:

Расширение или сокращение производства компании;
ликвидация повторяющихся обязанностей;
внесенные изменения в законодательстве, которые требуют соответствующим образом изменить штатное расписание;
улучшение работы руководящих структур;
реорганизация формы.

Все изменения штатного расписания должны соответственно фиксироваться в личных карточках сотрудников и их трудовых книжках. Но на это надо получить согласие сотрудника в письменном виде.

Когда необходимо изменить оклад сотруднику, ему об этом сообщают за два месяца до наступления факта. Событие обязательно надо зафиксировать в штатном расписании, а также в дополнительном соглашении к штатному договору. Хотя в принципе, любые изменения в данном расписании необходимо доводить до сведения сотрудников, и только после этого вносить изменения в трудовую книжку и штатное расписание. Для этого оформляется отдельное документальное решение работодателя. Например, приказ. Подробности можно уточнить в п. 3.1 Инструкции № 69.

Понятие штатной расстановки

Поскольку во многих компаниях наблюдается большая текучка кадров, в работе часто используется так называемая штатная расстановка – штатный список должностей организации. Главное преимущество этого документа – возможность быстро вносить в него изменения без различной сопроводительной документации. Например, она не требует издания соответствующего приказа, чтобы провести внесенные изменения.

Поскольку бланк формы Т-3, то есть штатное расписание, дает только представление об общем количестве штатных единиц в компании, по нему невозможно узнать, занята должность или вакантна, кто нее занимает. А штатная расстановка содержит сведения об имени сотрудника, какую должность он занимает, в каком статусе она находится.

Таким образом формируется штатное расписание на 2016 год (образец скачать).

Коммерческая деятельность, вне зависимости от того, кто ею занимается (индивидуальный предприниматель, небольшая компания или крупное межотраслевое предприятие), неразрывно связана с оформлением множества документов: , личных дел, унифицированного штатного расписания по форме Т-3 и других. Большая часть из них является обязательной к заполнению; а некоторые бумаги, например , составляются по желанию руководителя организации или другого ответственного лица.

Унифицированное штатное расписание, оформленное по форме Т-3, относится к первой категории: в соответствии с буквой закона его должны вести и индивидуальные предприниматели, и юридические лица. Где можно бесплатно скачать бланки и образец заполнения формы Т-3 в форматах Excel и Word, а также как правильно оформить расписание - смотрите ниже.

Как составить и заполнить штатное расписание?

Хотя обычно унифицированное штатное расписание по форме Т-3 относят, как и личного дела, к обязательным для составления документам, с практической точки зрения это не совсем так. Из положений Трудового кодекса Российской Федерации (статьи 15 и 57) следует, что штатное расписание является одним из признаков возникновения трудовых отношений и, следовательно, непременно должно присутствовать в любой коммерческой структуре, в которой есть хотя бы один наёмный сотрудник.

Но на деле оформление унифицированной формы Т-3 вряд ли имеет смысл для организации или индивидуального предпринимателя, в подчинении у которых находятся один-два сотрудника. На этом основании опытные специалисты бухгалтерского отдела, в ведении которых обычно и находится оформление штатного расписания, рекомендуют обойтись без него, если численность персонала не превышает 5 человек.

Важно: формально унифицированное штатное расписание по форме Т-3 иметь необходимо, и со стороны индивидуального предпринимателя, тем более имеющего в подчинении большой штат, будет грубой ошибкой пренебрегать составлением такой бумаги. Это не менее серьёзная оплошность, чем не использовать наклейку « » при формировании журналов строгой отчётности и не подлежащих расформированию томов.

В соответствии с принятой практикой унифицированное штатное расписание по форме Т-3 составляется в конце предыдущего года (и заверяется в начале текущего) или, если речь идёт о новой организации, - с момента начала её деятельности. Разумеется, в последнем случае руководителю компании или индивидуальному предпринимателю нет смысла ждать, пока у него на руках окажутся все документы и свидетельства: приступить к оформлению расписания можно заранее, тем более если оно будет состоять из трёх-четырёх позиций.

Особый вопрос - срок действия унифицированного штатного расписания по форме Т-3. Формально он определяется решением руководителя организации. За минимальный срок обычно принимается один год; более длительные - три года, пять лет и так далее. Первый вариант - самый распространённый, особенно в компаниях с нестабильной численностью штата - например, активно расширяющихся.

Совет: иногда специалисты, занимающиеся составлением унифицированного расписания Т-3, советуют при изменении наименований должностей, ставок оплаты труда или числа штатных единиц не создавать новый документ, а вносить правки в старый. С точки зрения действующего законодательства корректировка документа (с обязательным заверением всех действий) вполне допустима. Но если изменения глобальны, а не затрагивают одну-две позиции, внесение корректив по сути сведётся к составлению нового документа - так и будет логичнее поступить.

Следующий вопрос - кем должно составляться унифицированное штатное расписание по форме Т-3. На законодательном уровне ответа на этот вопрос не даётся. Заняться оформлением документа может совершенно любой сотрудник, назначенный приказом руководителя организации, а если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, не желающем раздувать кадры, - и он сам.

Чаще всего оформлением документа занимаются:

  • сотрудники бухгалтерского отдела;
  • специалисты отдела кадров;
  • юристы организации.

В последнее время всё больше распространена практика, когда штатное унифицированное расписание по форме Т-3 составляется любым назначенным приказом директора сотрудником. Эта работа, разумеется, должна быть оплачена как дополнительная в соответствии с действующими ставками.

Гораздо более интересный вопрос - необходимость использования для составления штатного расписания организации или индивидуального предпринимателя унифицированной формы Т-3. Обычно она в силу своей простоты и общей распространённости используется, однако в ряде случаев с практической точки зрения было бы разумнее применять собственную форму, разработанную в компании.

Согласно действующему законодательству, в обязательном порядке унифицированные формы документов должны использоваться при составлении документов первичной бухгалтерской отчётности. Форма Т-3 штатного расписания, утверждённая Постановлением Госкомстата №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года, относится, как следует из названия постановления, к документам первичной отчётности. С другой стороны, на основании одного штатного расписания материальные расчёты не производятся, а значит, оно не может быть включено в категорию документации первичной отчётности.

Следовательно, решение об использовании при составлении штатного расписания унифицированной формы Т-3 или собственного бланка может приниматься непосредственно руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Совет: если нет особой необходимости, рекомендуется формировать документ на основе стандартной формы Т-3. В противном случае у проверяющей стороны могут возникнуть вопросы по части делопроизводства, и ответственному лицу будет сложно объяснить, почему он использовал нетипичный бланк, не имея на то достаточных оснований. Кроме того, в отличие от множества других документов, включая , унифицированная форма штатного расписания Т-3 по-настоящему продумана и удобна, поэтому не имеет смысла её игнорировать.

Наконец, рассматривая вопрос с чисто прикладной стороны, можно отметить, что даже если использование нестандартной формы штатного расписания будет признано неправомерным (хотя на сегодня таких случаев не зафиксировано), наказание руководителю предприятия или индивидуальному предпринимателю не грозит; в худшем случае ему просто придётся отдать приказ привести документ в соответствие действующим нормам, и на этом инцидент будет исчерпан.

Алгоритм разработки штатного расписания по унифицированной форме Т-3 включает следующие этапы:

  • Выбор ответственного лица и издание приказа о разработке документа . Руководитель организации может подписать отдельный приказ, согласно которому обязанность возлагается на конкретного сотрудника юридического, бухгалтерского, кадрового или любого другого отдела. Никаких ограничений по этому поводу не существует. В крупных организациях разработкой штатного расписания обычно занимаются экономисты по труду; если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, заняться оформлением штатного расписания по форме Т-3 может и он сам.
  • Регистрация изданного, подписанного и заверенного приказа в журнале регистрации внутренних документов . Никакой сложности этот процесс не представляет и проводится в соответствии с принятым в организации порядком. Если в компании не предусмотрено отдельного журнала для внутренних документов, можно использовать и общий; кроме того, издание приказа должно быть непременно отражено в программе электронного учёта.
  • Ознакомление с приказом всех ответственных сотрудников . В эту категорию входят только будущие составители штатного унифицированного расписания по форме Т-3 - или один составитель, если работа не представляет сложности.
  • Проработка и отражение на бумаге структуры предприятия (фирмы, ООО) . Само собой разумеется, чем больше и разветвлённее юридическое лицо, тем сложнее будет работа и тем больше времени она займёт. При проработке структуры предприятия необходимо использовать актуальные локальные акты организации. Штатное расписание не предназначено для того, чтобы отражать историю компании, поэтому полагаться при его оформлении на устаревшие бумаги нет никакого смысла.
  • Составление на основе полученной информации унифицированного штатного расписания по форме Т-3 . Готовый документ отправляется на согласование руководителям каждого относящегося к структуре отдела и после - директору. Каждая из сторон может до утверждения вносить правки и предложения, касающиеся функционирования подконтрольного ей отдела. По мере надобности коррективы могут вноситься и после этого события, однако тогда придётся предварительно утверждать каждую новую деталь, что доставит неудобства и разработчику, и самим руководителям.
  • Издание приказа об утверждении штатного расписания . Документ, как обычно, составляется от лица директора или исполняющего его обязанности лица, заверяется его подписью и печатью (штампом организации). После этого он регистрируется в соответствующем журнале и программе электронного документооборота. С этого момента унифицированное штатное расписание по форме Т-3 считается вступившим в силу.

Порядок заполнения бланка документа:

  1. В верхней мини-таблице указывается код организации по классификатору ОКПО (код формы по ОКУД менять не следует: он относится не к предприятию, а к самому бланку).
  2. На отдельной строке, расположенной вровень с таблицей , - пишется полное официальное наименование предприятия. При желании и наличии свободного места здесь же можно привести и сокращённое; тогда весь заголовок будет выглядеть следующим образом: «Общество с ограниченной ответственностью «Западно-Сибирский Валежник-Ритейл» (ООО «ЗапСибВалежник»)». При необходимости сокращённое название может быть приведено не на той же строке, а на дополнительной, расположенной под основной.
  3. Затем следует вписать порядковый номер документа (вместо сквозной нумерации, тем более если штатное расписание часто меняется, рекомендуется использовать отдельную - к примеру, с добавлением литеры в конце номера) и дату его подписания (не составления, как указано на бланке: этот процесс обычно занимает несколько дней, если не недель).
  4. На отдельных полях в правой части документа необходимо указать общую численность штата, а также номер и дату подписания приказа о разработке расписания.
  5. В последнем поле вне таблицы следует прописать продолжительность действия документа (1 год, 3 года, 5 лет, бессрочно) и дату его вступления в силу (например, с 1 января 2019 года).
  6. В первой графе основной таблицы унифицированного штатного расписания по форме Т-3 нужно привести наименования структурных подразделений (филиалов, отделов, представительств, участков) организации. Их следует указывать в порядке убывания по старшинству:
    • руководящая часть компании;
    • отдел финансового планирования;
    • бухгалтерия;
    • отдел кадров;
    • экономический отдел;
    • юридический отдел;
    • архив (если есть);
    • производственные участки и цехи;
    • склады и другие обслуживающие подразделения.
  7. Во второй графе таблицы унифицированного штатного расписания нужно указать коды для каждой структурной единицы. Они назначаются в произвольном порядке и должны отражать иерархию отдела. К примеру, департаменту может быть присвоен код «01», его отделам - «01.01», «01.02», а группам - «01.01.01», «01.01.02» и так далее. Если организация не отличается сложной структурой или вовсе не включает в свой состав ни одного отдела (это особенно характерно для индивидуальных предпринимателей и мелких ООО), в полях второй графы вполне можно проставить прочерки - нет смысла заводить классификацию для компании со штатом в три-четыре человека.
  8. В третьей графе следует указать должность, разряд и квалификацию каждой штатной единицы. Речь идёт не о конкретных сотрудниках, а о ставках, не только уже занятых, но и свободных. Чем подробнее будут заполнены все поля, тем более чёткое представление в будущем можно будет составить о качественной и количественной составляющей предприятия.
  9. Четвёртая графа предназначена для внесения сведений о количестве штатных единиц, то есть ставок. Каждый из параметров определяется руководителем компании; ставки могут быть и нецелыми: например, 1/4 (0,25) или 1/2 (0,5).
  10. В пятой графе унифицированного штатного расписания по форме Т-3 следует привести значения для каждой штатной единицы - в соответствии с тарифной сеткой, если предприятие бюджетное, или финансовой политикой коммерческой организации. В этой графе указываются только оклады (без премий и других дополнительных выплат и надбавок). Суммы пишутся в местной валюте, то есть в рублях.
  11. В графах с шестой по восьмую , носящих общее название «Надбавки и доплаты», приводятся соответствующие значения стимулирующих и компенсационных выплат - фиксированные (в рублях) или в виде процента от оклада.
  12. Девятая графа унифицированного штатного расписания формы Т-3 предназначена для внесения суммарных расходов на соответствующие штатные единицы. Она вычисляется как сумма четырёх предыдущих граф (оклад, надбавки и доплаты), умноженная на число ставок (четвёртая графа).
  13. В последнюю (десятую) графу по мере необходимости вносятся примечания и уточнения относительно каждой должности: изменения оклада, процентных или фиксированных доплат и компенсаций, корректировки названия должности и так далее.
  14. Нижние поля штатного расписания должны содержать подписи главного бухгалтера предприятия и начальника отдела кадров. Если форма Т-3 заполняется индивидуальным предпринимателем, в штате у которого нет названных специалистов, ему следует, оставив одну строку, лично расписаться в ней. Печать или штамп организации в конце документа ставятся по желанию.

Важно: как уже упоминалось, ставки в унифицированном штатном расписании необязательно должны быть целыми - и даже необязательно кратными двум. Конечно, ставки со значениями 1/4, 1/2 и так далее значительно легче считать, однако случаи бывают разные; чтобы облегчить проведение математических операций, при оформлении документа рекомендуется использовать следующие округления:

  • ставки меньше 0,13 в расчёт не берутся (принимаются равными нулю);
  • в диапазоне 0,13…0,37 - считаются равными 1/4;
  • в диапазоне 0,38…0,62 - 1/2;
  • в диапазоне 0,63…0,86 - 3/4;
  • в диапазоне 0,87…0,99 - полной ставке.

Бланк штатного расписания - унифицированная форма Т-3

Форма Т-3 штатное расписание - образец заполнения

Подводим итоги

Унифицированное штатное расписание по форме Т-3 может составляться любым ответственным лицом - от сотрудника бухгалтерского или экономического отдела до начальника предприятия. Оформлять документ рекомендуется в любом случае, даже если численность персонала не превышает двух-трёх человек. Также не стоит отходить от установленной формы, хотя последнее и не является грубым нарушением.

Перед разработкой расписания необходимо издать соответствующий приказ с подписью начальника, а потом изучить структуру предприятия. Далее заполняется таблица, в строках которой указываются все подразделения и должности. Заключительный этап - подписание готового документа главным бухгалтером и начальником отдела кадров или, если их нет, непосредственно руководителем организации.

Штатным расписанием называется обязательный нормативный акт, который не содержит фамилии сотрудников организации. Цель этого документа - предоставить четко сформулированную конфигурацию предприятия.

А именно:

  • Состав.
  • Количество сотрудников.
  • Сумма денежных средств, затраченная на выплаты.

Документ является локальным, т.е. внутренним документом работодателя. Бумага вступает в силу после того, как руководитель предприятия подпишет приказ об утверждении штатного расписания (ШР). Налоговая проверка или трудовая инспекция вправе потребовать этот документ. Его отсутствие является нарушением законодательства об охране труда.

Любая организация с начала своей деятельности обязана иметь определенные нормативные акты. Далее каждого нового сотрудника необходимо ознакомить с действующими документами предприятия. Сделать это следует до подписания трудового соглашения.

Штатное расписание (форма Т-3) формируется на предприятии либо с начала его деятельности, либо с начала текущего года. Руководитель утверждает документ соответствующим приказом. Текст приказа подтверждает факт вступления в силу действия штатного расписания. После того, как бумага была подписана уполномоченным лицом, ее регистрируют в соответствующем журнале. Это процесс сопровождается присвоением приказу регистрационного номера. Точный срок хранения приказа и расписания не регламентирован.

Приказ об изменении штатного расписания отменяет предыдущий документ с целью последующего утверждения нового.

Срок действия - на усмотрение распоряжения руководителя: от года и более. При смене структуры предприятия целесообразней внести изменения в ШР, чем утверждать новое. Работодатель подписывает приказ о внесении изменений в ШР, на основании которого проводятся необходимые корректировки. Если планируется расширение штата или наоборот, произошло массовое сокращение, следует составить новую форму Т-3.

Форма и содержание

Руководитель вправе самостоятельно разработать бланк документа, принимая во внимание деятельность предприятия и его потребности. Ранее принятые формы бланков с января 2013 года не являются обязательными. Большинство работодателей не знают, как составить штатное расписание, и поэтому в качестве бланка используют унифицированную форму № Т-3. Она удобна в заполнении и содержит все нужные данные. Бланк Т-3 и порядок его заполнения утвержден постановлением №1 Госкомстата РФ от 05.01.2004 года. В данном документе должны быть следующие составляющие:

  1. перечень структурных подразделений;
  2. код подразделения;
  3. должность, специальность, классификация;
  4. количество штатных единиц;
  5. должностные оклады;
  6. надбавки;
  7. фонд оплаты труда.

Обязанности по заполнению этой формы возлагаются на кадровиков. В отдельных случаях данная задача выполняется бухгалтером или руководителем предприятия. На основании вышеизложенного кадрового документа работодатель вправе разработать штатную расстановку. Ведется она в электронном виде в excel и позволяет фиксировать данные о замещении сотрудников.

Правила заполнения

В обязательном порядке в документе указывается полное название организации согласно учредительным документам. Также, помимо даты составления штатной расстановки, указывается дата вступления ее в силу и срок действия. В верхнем правом углу указывается количество штатных единиц на день составления документа.

В первой колонке указываются структурные подразделения организации, начиная с руководителя (администрации). Далее в свободной интерпретации, не отступая от общепринятых понятий. Это касается коммерческих организаций. Для госучреждений разница в заполнении документа в том, что они обязаны следовать требованиям общероссийских классификаторов и других нормативных документов. В дальнейшем это позволит вышедшим на пенсию работникам беспрепятственно воспользоваться полагающимися льготами. Код подразделения облегчает ведение документооборота и устанавливается каждой организацией самостоятельно.

Касаемо должностей в ШР, количества человек, занятых на производстве – здесь каждая организация исходит из личных потребностей и рентабельности предприятия.

В графе «тарифная ставка» все показатели указываются в рублях. В случае, когда сумма оклада не имеет точного значения, определяются возможные границы: от и до (15 000-20 000).

  1. Премии.
  2. Доплаты.
  3. Компенсационные пособия.

Размер надбавки указывается в рублевом исчислении, либо в процентах.

Следующая колонка суммирует предыдущие тарифные показатели и умножает их на количество штатных единиц. Получившаяся цифра - фонд оплаты труда (фот) за месяц.

Штатное расписание ИП не отличается от аналогичного документа для ООО или любой другой организации. Согласно Трудовому Кодексу РФ при заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить потенциального работника со “штаткой”. Многие индивидуальные предприниматели не спешат составлять данный нормативный документ. Такое игнорирование грозит штрафом.

Согласно ст. 5.27 Кодекса об Административных правонарушениях, размер штрафа для должностного лица варьируется в пределах 1 000 руб. – 5 000 руб. Организации такое нарушение обойдется в сумму от 30 до 50 000 руб.

Когда и как вносить изменения

При незначительных изменениях достаточно поправки к расписанию. Прежде чем провести масштабное изменение ШР, работодатель обязан оповестить работников о предстоящем действии за два месяца. Таким образом, дата приказа о введении изменений и дата вступления изменений в силу отличаются. Основанием для проведения корректировки является необходимость:

  • изменить тарифную ставку;
  • сократить персонал;
  • переименовать должность;
  • изменить форму оплаты труда.

Так как любое перемены затрагивают интересы сотрудников, работодатель автоматически вносит изменения и в трудовые договора. Образец приказа об изменении штатного расписания можно скачать здесь.

Выписка

Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ, сотрудник любой организации, а также проверяющие органы могут запросить выписку из документа путем письменного запроса. Выписка из ШР оформляется по всем правилам и содержит конкретную информацию. Если головное предприятие имеет несколько подразделений, то после составления и утверждения штатрасписания для них формируется выписка. Отличие основного документа от выписки в том, что последняя перед наименованием помечается словом «выписка» и воспроизводит только необходимую часть документа.

Унифицированная форма штатного расписания (ШР) установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. До 01.01.2013 ее употребление было обязательным, однако сейчас каждый работодатель имеет право выбора: использовать унифицированный бланкТ-3 штатного расписания или разработать собственную модель документа.

Ответственным за ведение ШР может быть инспектор кадровой службы или иной сотрудник организации, на которого возложена обязанность по осуществлению кадрового делопроизводства. Чаще всего им становится лицо, занимающее должность секретаря или юрисконсульта компании. При отсутствии наемных сотрудников оформить форму Т-3 на себя может сам генеральный директор или индивидуальный предприниматель.

Штатное расписание на 2018 - 2019 год - бланк можно скачать бесплатно по следующей ссылке: скачать бесплатно в Excel бланк штатного расписания .

Где можно скачать бесплатно образец заполнения штатного расписания на 2018 - 2019 год

Образец заполнения формы Т-3 штатного расписания мы рассмотрим в данном разделе. Итак, бланк штатного расписания на 2018 - 2019 год включает в себя:

  1. Название организации, его заполняющей;
  2. Ее код по ОКПО.
  3. Присвоенный номер.
  4. Дату оформления.
  5. Реквизиты приказа компании, которым расписание введено.
  6. Общую численность персонала компании.
  7. Временной промежуток, на который рассчитано действие расписания. Как правило, он равняется 1 календарному году.
  8. Таблицу, в которой отображаются названия отделов, созданных в компании, названия должностей сотрудников, а также оклад и иные выплаты по каждой должности. Заработная плата всех указанных сотрудников складывается, и выводится одна общая цифра в целом по компании.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3можно бесплатно скачать по следующей ссылке: скачать форму Т-3 штатного расписания .

Правила ведения штатного расписания

Штатное расписание по форме Т-3вводится в действие приказом гендиректора предприятия. О правилах его составления читайте в статье «Как выглядит приказ об утверждении штатного расписания? ». Как правило, ШР составляется на очередной календарный год, однако действующее законодательство не содержит обязанности работодателя утверждать его ежегодно. Поэтому изменения вносятся по мере необходимости. О том, как это сделать правильно, читайте в статье «Как правильно вносить изменения в штатное расписание? ». Измененный бланк штатного расписания также подлежит утверждению. Особенности изготовления такого приказа можно уточнить в материале «Как выглядит приказ об изменении штатного расписания? ».

Обязательность применения штатного расписания

В судебной практике встречается мнение, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя оформлять штатное расписание (решение Надымского горсуда ЯНАО от 18.09.2015 по делу № 12-190/2015). Однако отсутствие указанного документа может послужить доказательством того, что организация не вела финансово-хозяйственную деятельность (постановление АС Северо-западного округа от 04.10.2016 по делу № А42-8673/2015), что может привести к негативным последствиям для контрагентов. Поэтому ШР все-таки лучше иметь. Его наличие избавит от вопросов со стороны контрольных органов.

Кроме того, из ШР можно почерпнуть данные:

  • о количественном составе организации;
  • о качественном составе персонала компании;
  • о заработной плате персонала.

Таким образом, форма штатного расписания компании устанавливается работодателем. Он может оперировать документом собственного образца или применять бланк штатного расписания Т-3. Практика использования последнего уже сложилась, чем объясняется его повсеместное употребление, несмотря на отмену обязательности такого употребления.

Штатное расписание - это документ, который содержит информацию о должностях, количестве штатных единиц и тарифных ставках с учетом различных надбавок структурных подразделений организации.

Как составить штатное расписание

В качестве бланка штатного расписания применяют унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1.

Штатное расписание составляют по структурным подразделениям организации в порядке подчиненности сотрудников. Форма штатного расписания заполняется сотрудником кадровой службы, экономистом по труду либо бухгалтером. Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации.

Штатное расписание организации: инструкция по заполнению формы Т-3

Заполняем поле «наименование компании» согласно данным в учредительных документах организации.

Проставляем код ОКПО организации.

Ставим номер, дату составления штатного расписания (в формате число, месяц, год) и период его действия.

В графе «Утверждено» указываем дату и номер приказа руководителя организации об утверждении штатного расписания, общее количество штатных единиц.

Переходим к заполнению таблицы.

В первой и второй графе указываем соответственно наименование и код структурного подразделения организации.

В третьей графе указываем должность в соответствии с Классификатором профессий по каждому структурному подразделению в порядке подчиненности.

В четвертой графе указываем количество штатных единиц по каждой должности.

В пятой графе проставляем тарифную ставку (оклад) в рублях по каждой должности.

Шестая-восьмая графы «Надбавки» заполняются в случае наличия дополнительных выплат (в рублях) работникам определенных должностей за особые условия труда, режим работы, особые знания либо поощрительные премии.

Значения девятой колонки исчисляются путем суммирования чисел в колонках 5-8 и умножения на количество штатных единиц в четвертой колонке по каждой должности.

Подбиваем итоговое количество штатных единиц (сумма значений в четвертом столбце) и итоговый месячный фонд заработной платы (сумма значений в девятой графе).

Ставим подписи руководителя отдела кадров, главного бухгалтера.

В штатное расписание могут вноситься изменения в связи с введением новой должности, ее переименованием, переводом в другой отдел, изменением тарифной ставки и т.п. на основании приказа руководителя организации.